Claude Codeで年賀状の送り先と喪中の記録を整える！中小企業のための相手ごとの宛名と送った年の一覧づくりと今年送る相手・見直す相手を分ける判断材料整理ガイド

公開日：2026年10月22日著者：石川 卓（株式会社Piste）

2026年10月22日 ・ 読了目安 約9分

「去年どこに年賀状を出したのか、宛名ソフトの中身と手元の控えが合わない」「喪中のはがきを受け取った取引先に、うっかり年賀状を出してしまった」「担当が替わった会社に、前の担当者の名前のまま毎年送り続けている」。中小企業では、年賀状の送り先の記録が、宛名ソフトの名簿、印刷を頼んだお店の注文の控え、総務の手帳、社長の名刺の束、届いた年賀状と喪中のはがきの束、そして担当者の記憶に分かれて残ります。相手ごとに、どの宛名で、いつから送っていて、去年は届いたか、喪中の知らせはあったかを、一枚に並べて見たことがある会社は、ほとんどありません。

その結果、何が起きるか。何年も前に取引が終わった相手に、毎年同じ枚数を刷り続ける。喪中の知らせを受け取った人と、年賀状を出す人が別で、知らせが一覧に届かない。届いた年賀状にお返しを出したかどうかが、松の内を過ぎても分からない。年賀状の送り先の本当の問題は、枚数の多さや手間ではなく、相手ごとの宛名と送った年と喪中の知らせを一度も並べたことがないため、今年送る相手と見直す相手を分けられないことです。

この記事では、Anthropic社の公式AIコーディングツール Claude Code を使って、宛名ソフトの名簿、印刷の控え、手帳、名刺、届いたはがきの束に散らばった年賀状の送り先の記録を一つの一覧にそろえ、相手の向きと年の向きで並べ、今年送る相手と見直す相手を見分ける材料を整えるまでの手順を、非エンジニアの方向けに整理します。先にはっきりさせておきたいのは、どの相手に送るか、送るのをやめるか、年賀状の代わりに別の形のご挨拶にするかの判断は、社長や担当者など、社内で決める人が行うことです。また、個人のお宅の宛名は、決めた人だけが見られる場所に分けて残し、仕事で使う一覧とは混ぜません。この記事で扱うのは、その手前の「どの相手に、どの宛名で、いつから、去年はどうだったか」を並べる作業までです。

なお、取引先の担当者が替わったときの記録は以前の記事「取引先の担当者交代の記録」で、お中元やお歳暮など付き合いの費用は「交際費と手土産の記録」で扱いました。今回は、年に一度、決まった時期にまとめて出すご挨拶の送り先に絞ります。

年賀状の送り先が「見えない」3つの理由

1. 名簿を見直すのが、一年に一度、いちばん忙しい時期になる

年賀状の名簿を開くのは、たいてい十二月の半ば、年末の仕事が重なる時期です。見直す時間がないまま、去年の名簿をそのまま印刷に回します。一年の間に起きた取引の終わりや、担当の交代、会社の移転は、その名簿にほとんど反映されません。

2. 喪中の知らせは、出す人とは別の人の手に届く

喪中のはがきは、十一月から十二月にかけて、会社の郵便受けや社長の自宅、担当者の机にばらばらに届きます。受け取った人が名簿を直す人と違えば、知らせはそこで止まります。翌年に向けて、喪中だった相手に戻すことも、だれも覚えていません。

3. 届いた年賀状と、出した年賀状が、一つの表にならない

正月明けに届いた年賀状は、束のまま引き出しにしまわれます。こちらが出していない相手から届いた分に、お返しを出したかどうか。こちらが出したのに、何年も届いていない相手はだれか。出した側と届いた側が、同じ表に並ぶことは、まずありません。

機械に任せる範囲と、人が決める範囲

工程	担当	内容
記録の収集	人	宛名ソフトの名簿の書き出し、印刷の注文の控え、手帳、名刺、届いた年賀状と喪中のはがきの束を一つの場所に集める
相手ごとのまとめ直し	機械	ばらばらの記録を、相手の会社名・宛名・担当者・送り始めた年・去年出したか・去年届いたか・喪中の知らせの一覧にそろえる
根拠づけ	機械	一行ごとに、どの名簿やはがきから書いたかを添える。書いていない値は空欄のままにする
取引先の一覧との突き合わせ	機械	会社名を今の取引先の一覧と並べ、ここ数年取引のない相手に印をつける
担当者と宛先の突き合わせ	機械	名簿の担当者の名前と会社の所在地を、新しい名刺や届いたはがきと並べ、食い違う相手に印をつける
送るかどうかの判断	人	今年も送るか、送るのをやめるか、別の形のご挨拶にするかを決める
文面と枚数の判断	人	会社としての文面、社長の一言を添える相手、刷る枚数を決める

機械に任せるのは、集めた記録を並べ直し、印をつけるところまでです。どの相手との付き合いを大切にするかは、会社の方針と、これまでの関係で変わります。そこは人が決めます。

実務5ステップ

ステップ1：年賀状の送り先の記録を全部洗い出す

まず、記録のありかを書き出します。宛名ソフトの名簿、印刷を頼んだお店の注文の控え、総務の手帳、社長や営業担当の名刺の束、去年と一昨年に届いた年賀状の束、喪中のはがきの束。宛名ソフトの名簿は、表の形で書き出しておきます。届いたはがきの束は、宛名の面と差出人が読めるように写真を撮ります。この段階では、きれいに整える必要はありません。集めることだけに集中します。

ステップ2：相手ごとにまとめ、種類と根拠をつける

集めた記録と写真を Claude Code に渡し、相手ごとの一覧にまとめてもらいます。項目は、相手の会社名、宛名、担当者、送り始めた年、去年出したか、去年届いたか、喪中の知らせ、根拠の八つから始めます。あわせて、次の五つの種類に分けます。

• 毎年出していて、毎年届いている
• こちらは出しているが、何年も届いていない
• 届いているのに、こちらの名簿に載っていない
• 今年、喪中の知らせを受け取った
• 担当者や会社の所在地が、新しい名刺やはがきと食い違う

一行ごとに、どの名簿やはがきから書いたのかを添えてもらいます。担当者の名前や送り始めた年が読み取れない物は、推測で埋めずに空欄にします。

ステップ3：相手の向きと、年の向きで並べる

同じ一覧を、二つの向きで並べ直します。一つは相手の向きです。取引先、仕入れ先、協力会社、お客様、地域や業界の付き合いと、相手の種類ごとに並べると、どの付き合いに何枚を使っているかが見えます。もう一つは年の向きです。送り始めた年と、最後に届いた年で並べると、長く続いている相手と、こちらからだけ出し続けている相手が分かれます。

ステップ4：今年の名簿の候補を、四つの表に分ける

一覧を印刷して、社長と担当者で目を通し、書き込みます。そのうえで、次の四つの表に分けます。

• 今年は控える相手の表（喪中の知らせを受け取った相手）
• 見直す相手の表（ここ数年取引がなく、何年も届いていない相手）
• 宛名を直す相手の表（担当者や会社の所在地が変わった相手）
• 名簿に足す候補の表（届いているのに載っていない相手、今年新しく取引が始まった相手）

この四つの表が、今年送る相手と見直す相手を分ける材料になります。送るのをやめるのか、別の形のご挨拶にするのか、もう一年様子を見るのかは、この表を見て人が決めます。喪中の相手には、松の内が明けてから寒中見舞いを出すかどうかも、この表で決めておきます。

ステップ5：決まりを三つつくり、来年の秋に使い回す

最後に、決まりを三つだけ決めます。

• 喪中のはがきを受け取ったら、受け取った人がその日のうちに一覧に一行書き込む
• 正月明けに届いた年賀状は、束のまま片づけず、一覧の「届いたか」の欄を埋めてからしまう
• 毎年十月に、一覧と取引先の一覧を突き合わせてから、名簿を印刷に回す

名簿を直してよい人を一人か二人に決めておくと、宛名ソフトの中身が散らばりません。一度つくった一覧と頼み方の言葉は、来年の秋もそのまま使えます。

頼み方3原則

原則1：一覧に入れる項目を、こちらから指定する

「年賀状の名簿を整えて」とだけ頼むと、項目は毎回変わります。相手の会社名、宛名、担当者、送り始めた年、去年出したか、去年届いたか、喪中の知らせ、根拠と、欄をこちらから決めて渡します。拠点や部署ごとに出している会社は、出す側の部署の欄を最初の列に置きます。

原則2：名前と所在地は、名簿とはがきにある言葉で書かせ、推測させない

担当者が分からない相手を「おそらく営業部長」と埋めさせてはいけません。読み取れなければ空欄、読み取った値には、どの名簿やはがきから読んだかを添えてもらいます。個人のお宅の宛名が混ざっている場合は、仕事の一覧に写さず、別に分けるよう、最初に言葉で伝えておきます。

原則3：一覧の枚数を、去年の印刷の控えと届いたはがきの両方と突き合わせる

一覧の「去年出した」の数を、印刷を頼んだときの枚数と、手元に残った余りの枚数と並べます。さらに「去年届いた」の数を、届いたはがきの束の枚数と並べます。数が合わないときは、手書きで足した相手か、名簿から漏れた相手がいます。合わない理由を書き込む欄を一つ設けておくと、来年の見直しがずっと楽になります。

つまずきやすい5つの型

型1：宛名ソフトの名簿だけで一覧をつくる

宛名ソフトの名簿は、あくまで「出すつもりの相手」です。実際に届いたか、喪中だったかは、はがきの束の側にしか残っていません。必ず届いた年賀状と喪中のはがきも一緒に渡します。

型2：全部の相手の今を確かめてから始めようとする

何百件の相手が今も同じ担当、同じ所在地かを全部確かめてからでは、十二月に間に合いません。まず分かる分で一覧をつくり、取引が続いている相手から順に確かめていきます。

型3：個人のお宅の宛名を、仕事の一覧に混ぜる

社長個人の付き合いや、社員の家族の宛名まで一つの一覧に入れると、見てよい人の範囲が決められなくなります。仕事の一覧には会社宛ての相手だけを入れ、個人のお宅宛ては、決めた人だけが見られる場所に分けます。

型4：届かなくなった相手を、すぐに名簿から消す

何年も届いていない相手でも、大切なお客様や、昔お世話になった方かもしれません。見直す相手の表に入れたうえで、社長や担当者が一件ずつ決めます。機械の印は、消す理由ではなく、確かめるきっかけです。

型5：一覧をつくって、決まりを一つも変えない

一覧は、つくった日から古くなります。喪中の知らせを受け取ったら書き込む、届いたら欄を埋める、十月に突き合わせる。この三つのうち、一つからでも始めないと、来年の十二月にまた同じ状態に戻ります。

業種別の効きどころ

業種	効きどころ
製造業・加工業	仕入れ先と協力工場への年賀状が多い。年の向きの表で、取引が終わった工場への分を見直す
建設業・工務店	施主のお客様と協力業者が混ざりやすい。相手の向きの表で、お客様と業者を分け、文面を出し分ける
飲食業・小売業	常連のお客様への年賀状が中心になる。届いた側の表で、お返しを出したかを松の内のうちに確かめる
運送業・物流	荷主の担当者が替わりやすい。宛名を直す相手の表で、前の担当者の名前のまま送るのを防ぐ
医療・介護・福祉	地域の関係機関や、ご利用の方のご家族とのご挨拶がある。個人のお宅宛ては仕事の一覧と分けて扱う
事務所中心の会社	顧問先や紹介元への年賀状が多い。名簿に足す候補の表で、今年新しく始まった付き合いを漏らさない

よくあるご質問

年賀状をやめる会社も増えていますが、一覧は必要ですか

やめるにしても、どの相手にどう伝えるか、別の形のご挨拶にするかを決めるには、今だれに出しているかの一覧が要ります。続ける会社にも、やめる会社にも、まず並べることが判断の材料になります。

喪中の相手には、何を出せばよいですか

寒中見舞いを出すか、何も出さずに翌年から戻すかは、相手との関係と会社の考え方で変わります。この記事の手順で整えた表は、その判断の材料です。出し方の作法は、社内で決める人が確かめて決めてください。

名刺や届いたはがきの写真を、Claude Code に渡してよいですか

会社宛ての名刺や年賀状の、会社名と担当者と所在地までは、一覧づくりに使って構いません。個人のお宅の宛名が写っているものは、渡す前に分けておき、会社として扱いを決めてから使います。

どれくらいの時間がかかりますか

送り先が二百件ほどで、名簿の書き出しとはがきの写真がそろっていれば、一覧の下書きまでは一時間ほどが目安です。社長と担当者で目を通す時間は、相手の数によって変わります。来年からは、一覧と頼み方の言葉を使い回せるので、突き合わせだけで済みます。

まとめ

• 年賀状の送り先が見えないのは、名簿を見直すのが一年でいちばん忙しい時期で、喪中の知らせが出す人とは別の手に届き、出した側と届いた側が一つの表にならないという構造の問題
• どの相手に送るか、やめるか、別の形のご挨拶にするかは、社内で決める人が判断すること。集めて、相手ごとにそろえて、取引先の一覧や新しい名刺と突き合わせ、印をつけるのは機械の仕事
• 実務は、記録の洗い出し、相手ごとのまとめ直しと種類と根拠づけ、相手の向きと年の向きで並べる、四つの表に分ける、決まりを三つつくって来年の秋に使い回す、の五つ
• 一覧に入れる項目をこちらから指定し、名前と所在地は名簿とはがきにある言葉で書かせ、一覧の枚数を印刷の控えと届いたはがきの両方と突き合わせる
• 宛名ソフトだけで済ませない。全部確かめるまで待たない。個人のお宅の宛名は混ぜない。届かない相手をすぐに消さない。決まりは一つから始める

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これまで多くの中小企業や一人社長の方の業務自動化をお手伝いしてきた経験をもとに、年賀状の送り先に限らず、日々の事務の中で「並べていないから見えない」「見えないから決められない」仕事を減らすお手伝いをしています。