Claude Codeで防災用品と備蓄品の記録を整える！中小企業のための品目ごとの数量と期限と置き場所の一覧づくりと入れ替えが要る備蓄・そのままでよい備蓄を分ける判断材料整理ガイド

公開日：2026年10月20日著者：石川 卓（株式会社Piste）

2026年10月20日 ・ 読了目安 約9分

「水と非常食を買ったのは確かだが、いつ買って、いつまで持つのか誰も覚えていない」「倉庫の奥の段ボールを開けたら、賞味期限が二年前に切れた乾パンが出てきた」「従業員が増えたのに、備蓄の数は五年前の人数のまま」。中小企業では、防災用品と備蓄品の記録が、買ったときの納品書や領収書、通販の購入履歴、総務の手帳の書き込み、倉庫の段ボールに貼った手書きの紙、各階の棚、社用車のトランク、現場事務所の物置、そして前の担当者の記憶に分かれて残ります。品目ごとに、何が、いくつ、どこにあって、いつまで使えるのかを、一枚に並べて見たことがある会社は、ほとんどありません。

その結果、何が起きるか。期限が切れた水や食料を、まとめて捨てて買い直す。同じ物を二か所で買って、別の物が一つもない。懐中電灯はあるのに、合う乾電池がどこにもない。いざというときに、置き場所を知っている人がその日は休んでいる。防災用品と備蓄品の本当の問題は、総務の気配りや予算の多い少ないではなく、品目ごとの数と期限と置き場所を一度も並べたことがないため、入れ替えが要る備蓄と、そのままでよい備蓄を分けられないことです。

この記事では、Anthropic社の公式AIコーディングツール Claude Code を使って、納品書、購入履歴、手帳、段ボールの貼り紙、棚の写真に散らばった防災用品と備蓄品の記録を一つの一覧にそろえ、品目の向きと期限の向きで並べ、入れ替えが要る備蓄とそのままでよい備蓄を見分ける材料を整えるまでの手順を、非エンジニアの方向けに整理します。先にはっきりさせておきたいのは、何をどれだけ備えるか、どの物を捨てて買い直すか、消火器などの設備の点検をどう受けるかの判断は、自治体の案内や専門の業者、社内で決める人と確かめることです。この記事で扱うのは、その手前の「何が、いくつ、どこに、いつまで」を並べる作業までです。

なお、緊急時に誰が何をするかの段取りは以前の記事「BCPの下地づくり」で、日ごろ使う消耗品の買いすぎ・切らしは「消耗品の購入記録」で、設備の故障予防は「設備・備品の点検記録」で扱いました。今回は、ふだんは使わず、期限が来るまで眠っている物に絞ります。

防災用品と備蓄品が「見えない」3つの理由

1. 買った日と使う日が、何年も離れている

ふだんの消耗品は、使えば減り、減れば気づきます。ところが備蓄品は、買ってから一度も開けないまま何年も置かれます。水は五年、非常食は三年から七年、乾電池は十年と、持つ期間も品目ごとに違います。買った人の記憶は、期限が来るころには残っていません。担当が替われば、なおさらです。

2. 置き場所が散らばり、数が人の増減に追いつかない

本社の倉庫、各階の棚、社用車、現場事務所、店舗のバックヤード。備蓄は「人がいる場所の近く」に分けて置くほど役に立ちますが、そのぶん記録は散らばります。そして従業員が増えたり、拠点が増えたりしても、備蓄の数はそのままになりがちです。人数と備蓄の数を突き合わせる場面が、ふだんの仕事の中にないからです。

3. 期限は箱の中にあり、外からは見えない

賞味期限や使用期限は、段ボールの中の一つ一つに印字されています。段ボールの外に書いてあっても、それが買ったときの手書きで、中身と合っているかは開けるまで分かりません。期限を確かめるには開ける必要があり、開けるのが面倒だから確かめない。この繰り返しで、期限切れが積み上がります。

機械に任せる範囲と、人が決める範囲

工程	担当	内容
記録の収集	人	納品書、購入履歴、手帳、段ボールの貼り紙、棚と箱の写真を一つの場所に集める
品目ごとのまとめ直し	機械	ばらばらの記録を、品目・数量・期限・置き場所・買った日の一覧にそろえる
根拠づけ	機械	一行ごとに、どの書類や写真から書いたかを添える。書いていない値は空欄のままにする
期限の並べ直し	機械	期限の近い順に並べ、切れている物・一年以内に切れる物に印をつける
人数との突き合わせ	機械	拠点ごとの人数と、水や食料の数を並べ、何日分になるかの目安を出す
入れ替えの判断	人	何を捨て、何を買い直し、何を配って使い切るかを決める
備える量の判断	人	何日分を備えるか、どの品目を足すかを、自治体の案内や業者と確かめて決める

機械に任せるのは、集めた記録を並べ直し、印をつけるところまでです。何をどれだけ備えるかは、会社の場所や建物、働き方によって変わります。そこは人が決めます。

実務5ステップ

ステップ1：防災用品と備蓄品の記録を全部洗い出す

まず、記録のありかを書き出します。納品書と領収書、通販の購入履歴、総務の手帳、倉庫の段ボールの貼り紙、各階の棚、社用車、現場事務所。記録がない場所は、棚と箱の写真を撮ります。期限が印字された面を一枚、置き場所が分かる引きの写真を一枚。この段階では、きれいに整える必要はありません。集めることだけに集中します。

ステップ2：品目ごとにまとめ、種類と根拠をつける

集めた記録と写真を Claude Code に渡し、品目ごとの一覧にまとめてもらいます。項目は、品目、数量、単位、期限、置き場所、買った日、根拠の七つから始めます。あわせて、次の五つの種類に分けます。

• 期限が切れている
• 一年以内に切れる
• 期限はまだ先
• 期限の書かれていない道具類（懐中電灯、ラジオ、救急箱、ヘルメットなど）
• 記録はあるが現物が見つからない、または現物はあるが記録がない

一行ごとに、どの書類や写真から書いたのかを添えてもらいます。期限が読み取れない物は、推測で埋めずに空欄にします。

ステップ3：品目の向きと、期限の向きで並べる

同じ一覧を、二つの向きで並べ直します。一つは品目の向きです。水、食料、トイレ、明かり、電池、救急用品、寝具、道具と、品目ごとに拠点ごとの数を並べると、どこに何が足りないかが見えます。もう一つは期限の向きです。期限の近い順に並べると、来年どの月に何を入れ替えるかの予定表になります。

ステップ4：歩いて確かめ、四つの表に分ける

一覧を印刷して、実際に置き場所を回ります。箱を開けて期限を確かめ、一覧に書き込みます。そのうえで、次の四つの表に分けます。

• 入れ替えが近い物の表（切れている物と一年以内に切れる物）
• 人数に足りない物の表（拠点ごとの人数で割ると、目安の日数に届かない物）
• 組み合わせが欠けている物の表（懐中電灯に合う電池がない、簡易トイレの袋だけがない等）
• 見つからない物と記録のない物の表

この四つの表が、入れ替えが要る備蓄と、そのままでよい備蓄を分ける材料になります。どれを捨て、どれを買い直し、どれを期限前に配って使い切るかは、この表を見て人が決めます。

ステップ5：決まりを三つつくり、年に一度の確認に使い回す

最後に、決まりを三つだけ決めます。

• 備蓄品を買ったら、その日のうちに一覧に一行足す
• 箱の外側に、品目と期限と数を大きく書いた紙を貼る
• 年に一度、決まった月に一覧と現物を突き合わせる

確認の月は、九月の防災の日の前後など、思い出しやすい時期にします。一度つくった一覧と頼み方の言葉は、翌年もそのまま使えます。

頼み方3原則

原則1：一覧に入れる項目を、こちらから指定する

「備蓄品の一覧をつくって」とだけ頼むと、項目は毎回変わります。品目、数量、単位、期限、置き場所、買った日、根拠と、欄をこちらから決めて渡します。拠点が複数ある会社は、拠点の欄を最初の列に置きます。

原則2：数と期限は、書類と写真にある言葉で書かせ、推測させない

期限が読み取れない物を「おそらく五年」と埋めさせてはいけません。読み取れなければ空欄、読み取った値には、どの写真のどの面から読んだかを添えてもらいます。何日分になるかの目安を出すときも、計算に使った人数と、一人一日あたりの量を書かせます。

原則3：一覧の数を、納品書と現物の両方と突き合わせる

一覧の数量の合計を、納品書の数と、歩いて数えた現物の数の両方と並べます。三つが合わない品目は、使った、配った、どこかに移した、のどれかです。合わない理由を書き込む欄を一つ設けておくと、翌年の確認がずっと楽になります。

つまずきやすい5つの型

型1：一覧をつくって、現物を見に行かない

書類から作った一覧は、あくまで「買った記録」です。現物がそこにあるとは限りません。必ず一度は置き場所を回り、箱を開けて確かめます。

型2：全部の箱を開けるまで始めない

倉庫の奥まで全部確かめてから一覧にしようとすると、いつまでも始まりません。まず書類と写真で一覧をつくり、空欄の多い場所から順に確かめていきます。

型3：段ボールの外の手書きを、そのまま信じる

外の貼り紙は買ったときの記録で、中身が入れ替わっていることがあります。一部を使って、別の物を詰め直していることもあります。外の紙と中身が合っているかを、一箱ずつ確かめます。

型4：道具の電池と消耗する部分を見落とす

懐中電灯やラジオそのものに期限はありませんが、中の電池は液が漏れて使えなくなります。救急箱の中身、簡易トイレの袋、ヘルメットのあご紐なども同じです。道具は「本体」と「中身」を分けて一覧に載せます。

型5：一覧をつくって、決まりを一つも変えない

一覧は、つくった日から古くなります。買ったら一行足す、箱に貼る、年に一度確かめる。この三つのうち、一つからでも始めないと、数年後にまた同じ状態に戻ります。

業種別の効きどころ

業種	効きどころ
製造業・加工業	工場と事務所で人数も置き場所も違う。棟ごとに人数と備蓄の数を並べ、夜勤のある棟に足りない物を先に見つける
建設業・工務店	現場事務所と社用車に分けて置いた備蓄が、現場が終わるたびに散らばる。車ごと・現場ごとの一覧にして、引き上げのときに戻す
飲食業・小売業	店舗ごとの人数とお客様の数を考えて備える。食材と備蓄を分けて置き、期限の近い備蓄を店で使い切る段取りをつける
運送業・物流	車両ごとの非常用の袋と、営業所の備蓄を分けて管理する。点検の日に車両の袋の中身もあわせて確かめる
医療・介護・福祉	利用者の分まで含めた数が要る。食事の形態や必要な物が人によって違うので、品目の向きの表を細かく分ける
事務所中心の会社	階ごとの棚に分けて置き、在宅の日が多い人と出社の多い人を考えて数を決める。置き場所の地図を一覧に添える

よくあるご質問

従業員が十人ほどなので、一覧をつくるほどではありません

人数が少ないほど、備蓄は一か所にまとめて置かれ、担当も一人になりがちです。その一人が休んでいる日に何かがあれば、どこに何があるか誰も分かりません。一覧は、人数のためではなく、担当者がいない日のためにつくります。

何をどれだけ備えればよいかも、機械に決めてもらえますか

目安の計算や、自治体の案内に書かれた量との比べは手伝えます。ただし、建物の場所、働く人の数と時間、近くの避難の場所などで、必要な量は変わります。最終的に何をどれだけ備えるかは、案内や専門の業者と確かめて、社内で決めてください。

期限が切れた食料は、捨てるしかないのでしょうか

期限の一年ほど前に一覧で気づければ、社内で配って食べる、試しに使ってみる訓練にあてる、といった選び方ができます。期限の向きの表は、捨てる物を減らすための予定表でもあります。どう扱うかは、社内で決めてください。

どれくらいの時間がかかりますか

拠点が一つで、記録と写真がそろっていれば、一覧の下書きまでは一時間ほどが目安です。置き場所を回って確かめる時間は、拠点の数と箱の数によって変わります。翌年からは、一覧と頼み方の言葉を使い回せるので、確認だけで済みます。

まとめ

• 防災用品と備蓄品が見えないのは、買った日と使う日が何年も離れ、置き場所が散らばって数が人の増減に追いつかず、期限が箱の中にあって外から見えないという構造の問題
• 何をどれだけ備えるか、何を捨てて買い直すかは、自治体の案内や業者と確かめて人が決めること。集めて、品目ごとにそろえて、期限と人数と並べ、印をつけるのは機械の仕事
• 実務は、記録の洗い出し、品目ごとのまとめ直しと種類と根拠づけ、品目の向きと期限の向きで並べる、歩いて確かめて四つの表に分ける、決まりを三つつくって年に一度使い回す、の五つ
• 一覧に入れる項目をこちらから指定し、数と期限は書類と写真にある言葉で書かせ、一覧の数を納品書と現物の両方と突き合わせる
• 現物を見に行く。全部そろうまで待たない。外の貼り紙を鵜呑みにしない。道具の中身を見落とさない。決まりは一つから始める

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これまで多くの中小企業や一人社長の方の業務自動化をお手伝いしてきた経験をもとに、防災用品と備蓄品に限らず、日々の事務の中で「並べていないから見えない」「見えないから決められない」仕事を減らすお手伝いをしています。