Claude Codeで社員研修とセミナー参加の記録を整える！中小企業のための研修ごとの費用と受講者の一覧づくりと続ける研修・見直す研修を分ける判断材料整理ガイド

公開日：2026年9月30日著者：石川 卓（株式会社Piste）

2026年9月30日 ・ 読了目安 約9分

「去年、社員を何回セミナーに出したのか、すぐには答えられない」「毎年同じ講習に同じ人を送っているが、何が身についたのか分からない」「受けた本人が辞めてしまい、資料がどこにあるのかも分からない」。中小企業では、研修やセミナーの記録が、申込みの控え、参加費の領収書、交通費の精算の書類、講師への謝礼の請求書、配られた資料、受けた本人の手帳に分かれ、帳簿では「研修費」「教育訓練費」「旅費交通費」「諸会費」に散らばって消えていきます。どの研修に、誰が、いくらかけて出て、仕事の何が変わったのかを一覧で見たことがある会社は、ほとんどありません。

その結果、何が起きるか。同じ人ばかりが外の研修に出て、現場を回している人は一度も出ていない。反対に、仕事のやり方を大きく変えた研修があったのに、誰もそれを覚えておらず、次の人に同じ機会が回らない。受けた人が持ち帰った資料と気づきが、本人の机の中で止まっている。研修の本当の問題は、かけた費用が多いか少ないかではなく、研修ごとの費用と受けた人と持ち帰ったものを一枚に並べたことがないため、続ける研修と見直す研修を分けられないことです。

この記事では、Anthropic社の公式AIコーディングツール Claude Code を使って、申込みの控え、領収書、精算の書類、配られた資料、帳簿に散らばった研修とセミナーの記録を一つの一覧にそろえ、研修ごとの費用と受けた人と職場で使えたことを並べ、続ける研修と見直す研修を見分ける材料を整えるまでの手順を、非エンジニアの方向けに整理します。誰にどの研修を受けてもらうか、いくらまで費用をかけるか、社内で教えるか外に頼むかを決めるのは人の判断です。機械に任せるのは、散らばった記録を集めて、研修ごとにそろえて、費用と受けた人と持ち帰ったものに分けて並べる作業です。

研修とセミナーの中身が「見えない」3つの理由

見えないのは、総務の担当者が記録をさぼっているからではありません。見えない構造が、仕事の側にあります。

1. 一回の研修の費用が、いくつもの書類に分かれる

外部の講習に一人を一日送るだけでも、参加費の領収書、会場までの交通費、泊まりがけなら宿泊費、当日の教材費と、一回の研修のお金が、別々の書類で別々の日に出ていきます。参加費は会社のカード、交通費は本人の立替えと精算、教材は現金と、払い方も分かれています。その日の研修にいくらかかったのかを一度に数えた人が、社内に一人もいないのです。

2. 帳簿では、研修の費用が四つの科目に散らばる

参加費は研修費や教育訓練費、交通費と宿泊費は旅費交通費、団体の主催する講習は諸会費、社内に講師を招いたときの謝礼は支払手数料や外注費と、帳簿では性質ごとに別の科目に入ります。科目の分け方そのものは正しくても、研修の単位では集計されません。どの科目にするかは顧問の税理士の方と決める話ですが、どの科目でも「どの研修の何のための費用か」が残っていないと、見直しの話は始まりません。

3. 受けた後に、何が変わったかを確かめる場面がない

研修は受けた日で終わり、報告書を出して机にしまえば、それきりになります。次の年も、案内が届いたから、去年も出たからという理由で同じ研修に申し込みます。その間に、仕事の中身が変わった、担当が代わった、社内で教えられる人が育った、という会社の変化があっても、研修の選び方はそのまま残ります。

研修とセミナーの中身が見えないのは、一回の研修の費用が書類ごとに分かれ、帳簿では四つの科目に散らばり、受けた後に何が変わったかを確かめる場面がないからです。この三つは、いずれも機械に任せて軽くできる種類の問題です。

機械に任せる範囲と、人が決める範囲

大前提として、誰にどの研修を受けてもらうか、一人あたりいくらまでかけるか、社内で教えるか外の研修に頼むか、仕事の時間をどれだけ研修に回すかは会社の育て方の判断であり、人が決めることです。機械に任せるのは、散らばった記録を集めて研修ごとにそろえ、費用と受けた人と持ち帰ったものを横に並べ、比べられる形にするところまでです。

工程	担当	内容
記録の収集	機械	申込みの控え・参加費の領収書・交通費と宿泊費の精算書類・講師への謝礼の請求書・帳簿から、研修名・主催者・日付・受けた人・金額・払い方を拾い出す
研修ごとのまとめ直し	機械	同じ研修の参加費・交通費・宿泊費・教材費を、日付と受けた人を手がかりに一つの研修の下にまとめる
一覧化	機械	研修名・種類・日付・受けた人・所要時間・参加費・交通費と宿泊費・合計・社内の担当者を一行にそろえる
種類づけ	機械	仕事に必須の講習・技術や作業の研修・管理や指導の研修・外部のセミナーや展示会・社内の勉強会の五つに分ける
受けた人の偏りの集計	機械	社員の名簿と並べ、一人あたりの回数と費用、部署ごとの回数、この三年で一度も受けていない人を数える
持ち帰ったものの突き合わせ	機械	報告書・配られた資料・社内での共有の記録を研修ごとに並べ、職場で使えたことが書かれているかを確かめる
帳簿との突き合わせ	機械	一覧の合計と、研修費・教育訓練費・旅費交通費・諸会費のうち該当する分を並べる
偏りと抜けの検出	機械	同じ人が同じ研修を三年続けている、報告書がない、資料の置き場所が分からない、一度も研修を受けていない人がいる、に印をつける
研修の判断	人	どの研修を続けるか、誰に回すか、社内で教える形に切り替えるか、費用の上限をどうするかを決める

境界線は「並べる」と「決める」の間にあります。機械が出すのは、研修ごとの費用と受けた人と持ち帰ったものの並びと、偏りと抜けの印までです。その先の、この研修は次の人に回すのか、社内で教える形に変えるのか、という線は人が引きます。

実務5ステップ

ステップ1：研修とセミナーの記録を全部洗い出す

直近三年分の帳簿のうち研修費・教育訓練費・旅費交通費・諸会費の明細、会社のカードの利用明細、交通費の精算書類、申込みの控えを集め、Claude Codeに「会社の費用で受けた研修とセミナーを研修ごとの一覧にし、受けた人と合計の費用を並べてほしい」と頼みます。帳簿と精算の書類から先に拾うのが近道です。申込みの控えが見つからない研修も、お金の出どころは必ず帳簿か明細に残っています。受けた人が分からない支出は、空欄のまま残させます。その空欄が、確かめに行く研修を教えてくれます。

ステップ2：研修ごとにまとめ、種類をつける

同じ研修が、領収書では主催者の名前、カードの明細では略称、交通費の精算では「〇〇市講習」と、三つの書き方で記録されています。日付と受けた人と場所を手がかりに三つを結びつけ、一回の研修の費用を一行にまとめます。あわせて、仕事に必須の講習、技術や作業の研修、管理や指導の研修、外部のセミナーや展示会、社内の勉強会の五つの種類をつけます。種類を分けずに合計すると、受けないと仕事ができない講習と、選んで出している研修が一緒になり、どこから見直せばよいかが分かりません。

ステップ3：研修ごとの費用を、受けた人と持ち帰ったものと並べる

一覧ができたら、社員の名簿を横に置き、誰が何回受けたか、部署ごとにどれだけ偏っているかを数えさせます。さらに、研修ごとに報告書や配られた資料があるか、社内の会議で共有したか、仕事のやり方が変わったことが書かれているかを並べます。研修ごとに「かけたお金と時間」と「持ち帰ったもの」を並べるのが、研修を見る物差しになります。持ち帰ったものがお金で測れない場合は、受けた本人のひと言を、言葉のまま欄に書かせます。

ステップ4：偏りと抜けに印をつけ、見直す候補を分ける

同じ人が同じ研修を三年続けている、報告書も資料も残っていない、三年で一度も研修を受けていない人がいる、同じ内容の研修に別々の部署から別々に申し込んでいる、に印をつけます。印がついたものは、すぐにやめるのではなく、見直す候補として理由を添えて一覧にします。ここで初めて、「外の研修に出ているのは同じ三人だけ」「毎年受けている講習の資料が、誰の手元にも残っていない」という形が見えます。

ステップ5：研修の決まりを一つつくり、半年に一度だけ確かめる

一覧ができたら、研修を受けた人は、一週間以内に「職場で使えそうなことを三つ」書いて資料と一緒に決まった置き場所に入れる、という一つの決まりだけつくります。半年に一度、次の半年に予定している研修と、この半年に受けた研修の持ち帰ったものを並べさせます。細かい報告書にすると続きません。三つ書くだけ、半年に一度三十分で終わる形にします。研修の案内が届いたときは、その場で一覧の同じ研修の行を見て、去年は誰が受けて何を持ち帰ったかを確かめてから決めます。

頼み方の3原則

原則1：「研修」に何を含めるかを、こちらから言葉で決める

外部の有料の研修だけを見るか、団体の講習、展示会の見学、取引先の説明会、社内の勉強会まで含めるかで、一覧の形は大きく変わります。機械に任せる前に、含めるものと含めないものをこちらから指定します。おすすめは、法令や取引の条件で受けることが決まっている講習と、会社が選んで受けている研修を、まず別々の欄にすることです。混ぜると、減らせない費用と選べる費用の話が一緒になり、どちらも判断しにくくなります。

原則2：受けた人と持ち帰ったものは「記録にある内容」で書かせ、推測で埋めさせない

カードの明細の金額だけを見て、機械は「おそらくこの人が受けたこの研修だろう」と埋めたがります。申込みの控えや精算の書類で確かめられない受講者は空欄のまま残させ、推測で埋めさせません。持ち帰ったものも同じです。報告書にない「身についたこと」を機械に書かせると、見た目が整う分だけ、実は何も残っていない研修を見逃します。空欄は、次に本人に確かめる研修を教えてくれる印です。

原則3：一覧の合計と、帳簿の科目を突き合わせる

一覧に並んだ研修の費用の合計が、帳簿の研修費・教育訓練費・旅費交通費・諸会費のうち該当する分と合っているかを突き合わせさせます。合計が帳簿より小さい場合、一覧に入っていない研修があります。たいていは、本人が立て替えて精算した交通費、団体の会費に含まれていた講習、外注費に入っている社内講師の謝礼です。差額の出どころを探すことが、忘れられた研修を見つける近道になります。

つまずきやすい5つの型

型1：費用の大きい研修から削ろうとする

合計の大きい研修から削りがちですが、仕事のやり方を変えた研修と、前例で続けている研修とでは、同じ金額でも意味が違います。費用は、持ち帰ったものと並べて見ます。高くても職場で使えたことが多い研修を続けるのか、安くても何も残っていない研修をやめるのかで、打つ手は正反対です。

型2：必須の講習だから、見直せないと思い込む

法令で決まっている講習は、受けないわけにいかないので一覧から外しがちです。受けるかどうかではなく、受け方と時期を見直す候補として並べます。同じ講習に別々の日程で一人ずつ送っていたものを一回にまとめる、交通費の少ない会場を選ぶ、という見直しは、必須の講習のままでもできます。

型3：受けた人の偏りを見ない

外の研修には、声をかけやすい人や手の空いている人が出がちです。名簿と並べて、三年で一度も受けていない人を必ず数えます。偏りを見ないまま数年たつと、知識が一部の人に集まり、その人が休むと仕事が回らない形が、研修によってかえって強まります。

型4：持ち帰った資料を、本人の机に置いたままにする

報告書と資料が受けた本人の手元にあるだけだと、本人が異動したり辞めたりしたとたんに、研修の中身ごと会社から消えます。資料の置き場所を一つ決め、一覧の行にその場所を書き足します。置き場所が決まっていれば、次に同じ研修を検討するとき、前の人の資料を読んでから決められます。

型5：一覧をつくって、決まりを一つも変えない

一覧を眺めて「やっぱり同じ人ばかりが出ている」と納得して終わると、次の年も同じ研修に同じ人が申し込みます。半年に一度、見直す候補を一つ選び、次に回す人を決めるか、社内の勉強会に切り替えて、結果を一覧に書き足します。書き足した結果が、次の判断の根拠になります。

業種別の効きどころ

業種	効きどころ
製造・加工	機械の取り扱いや安全の講習、品質の研修を人ごとに並べ、受けた人が限られている技術と、社内で教えられる人がいる技術を確かめる
建設・改修	必須の講習と技術の研修を現場ごとに並べ、同じ講習を日程を分けて一人ずつ受けている無駄と、現場の責任者に偏っている受講を確かめる
飲食・小売	衛生の講習、接客の研修、仕入れ先の説明会を店舗ごとに並べ、受けた内容が店に残っている研修と、受けた人が辞めて消えた研修を確かめる
介護・医療	決められた研修と任意の研修を人ごとに並べ、受講の記録の抜けと、夜勤の多い人が研修を受けられていない偏りを確かめる
士業・サービス	専門の研修や外部のセミナーを人ごとに並べ、顧客への提案に使えた研修と、参加しただけで終わっている研修を確かめる

どの業種でも共通するのは、帳簿の四つの科目に散らばって消えていた研修の費用を、かけたお金と時間、受けた人、持ち帰ったものという三つの物差しで並べ直すことです。並べ直すと、そのまま続ける研修と、受ける人や受け方を変える研修と、社内で教える形に切り替える研修が分かれて見えてきます。

よくあるご質問

社員が数人で、研修もたまにしか出していませんが、必要ですか

回数が少なくても、交通費や宿泊費、団体の講習まで並べると、思っていたより多くのお金と時間を研修にかけていることが見えてくることがあります。人数が少ないほど、一人が持ち帰ったものを全員で使えるかどうかの差が大きく出ます。最初の一覧は半日で終わります。

申込みの控えや報告書が残っていない研修があります

帳簿と精算の書類から、受けた月と金額と、たいていは受けた人まで分かります。持ち帰ったものが分からない研修は、一覧に空欄のまま残し、受けた本人にひと言だけ聞いて埋めます。聞けない場合は空欄のままで構いません。その空欄が、次に同じ研修を選ぶときの注意書きになります。

誰にどの研修を受けてもらうかまで、機械に任せてよいですか

機械に任せるのは、並べることと、偏りと抜けの印をつけることまでです。誰を育てるか、どの仕事を任せていくかは、本人の希望や会社の先の方針で答えが変わるため、人が決めます。一覧があると、本人との話し合いが短く、具体的になります。

どれくらいの時間がかかりますか

帳簿と精算の書類を渡して最初の一覧が出るまでは、研修の数にもよりますが一時間ほどです。受けた人と持ち帰ったものの確認に数日、そのあとは半年に一度、予定している研修と受けた研修を並べさせて確かめるだけです。

まとめ

• 研修とセミナーの中身が見えないのは、一回の研修の費用が書類ごとに分かれ、帳簿では四つの科目に散らばり、受けた後に何が変わったかを確かめる場面がないという構造の問題
• 誰にどの研修を受けてもらうか、いくらまでかけるか、社内で教えるか外に頼むかは人の判断。集めて、研修ごとにそろえて、費用と受けた人と持ち帰ったものに分けて並べるのは機械の仕事
• 実務は、全部の洗い出し、研修ごとのまとめ直しと種類づけ、受けた人と持ち帰ったものと並べる、偏りと抜けに印をつけて見直す候補を分ける、研修の決まりをつくって半年に一度確かめる、の五つ
• 何を含めるかをこちらから指定し、受けた人と持ち帰ったものは記録にある内容で書かせ、帳簿の科目と突き合わせる
• 費用の大きい順ではなく持ち帰ったものと並べて見る。必須の講習も受け方の見直しはできる。受けた人の偏りを数え、資料の置き場所を決め、半年に一度、見直す候補を一つ進める

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これまで多くの中小企業や一人社長の方の業務自動化をお手伝いしてきた経験をもとに、研修とセミナーの記録に限らず、日々の事務の中で「並べていないから見えない」「見えないから決められない」仕事を減らすお手伝いをしています。