Claude Codeで健康診断の受診記録を整える！中小企業のための従業員別の受診一覧づくりと受診を急ぐ人・済んでいる人を分ける判断材料整理ガイド

公開日：2026年10月13日著者：石川 卓（株式会社Piste）

2026年10月13日 ・ 読了目安 約9分

「今年の健康診断を誰が受けて誰がまだなのか、総務の頭の中にしかない」「再検査を受けるように書かれた結果票を本人が引き出しにしまったまま、半年が過ぎていた」「夜勤の人は年に二回受けると聞いたが、二回目をいつ受けさせたか分からない」。中小企業では、従業員の健康診断の記録が、医療機関から届いた結果票の束、本人に渡した封筒、総務の付箋、受診の予約を取った担当の手帳、社会保険労務士に預けた書類、帳簿の福利厚生費に分かれて残ります。誰が、いつ、どの種類の健診を受け、再検査の案内があったかどうかを一枚に並べて見たことがある会社は、ほとんどありません。

その結果、何が起きるか。年度の終わりに未受診の人が何人も見つかり、三月に慌てて予約を取ろうとしても枠が埋まっている。再検査の案内が出ていた人が体調を崩して長く休み、あとから「案内は出ていたのに誰も確かめていなかった」と分かる。労働基準監督署の調べで受診の記録を求められ、結果票を一枚ずつ探して半日が消える。健康診断の本当の問題は、総務の几帳面さや本人の健康への関心ではなく、従業員ごとに受けた日と種類と案内の有無を並べたことがないため、今すぐ受診を急ぐ人と、もう済んでいる人を分けられないことです。

この記事では、Anthropic社の公式AIコーディングツール Claude Code を使って、結果票の束、本人に渡した封筒、総務の付箋、手帳、社会保険労務士の書類に散らばった健康診断の受診記録を一つの一覧にそろえ、人の向きと時期の向きで並べ、受診を急ぐ人と済んでいる人を見分ける材料を整えるまでの手順を、非エンジニアの方向けに整理します。先にはっきりさせておきたいのは、一覧に入れるのは受けた日と種類と医療機関と案内の有無までで、検査の数値や所見といった結果の中身は入れないということです。誰にいつ受けさせるか、再検査の案内が出た人にどう声をかけるか、夜勤や特定の作業の人の健診をどう組むかは人の判断です。健診の種類や周期や会社の義務の範囲、結果の中身の扱い方は、産業医や社会保険労務士などの専門家と確かめます。機械に任せるのは、散らばった記録を集めて、人ごとにそろえて、受けた日と種類と案内の有無を並べる作業です。

健康診断の記録が「見えない」3つの理由

見えないのは、総務の担当の注意深さや従業員の意識の問題ではありません。見えない構造が、仕事の側にあります。

1. 受けた記録が、本人の手元と医療機関の側にしか残らない

健康診断は、受けた本人に結果票が渡り、医療機関に控えが残る仕組みです。会社には結果票の写しが届くことも、届かないこともあります。受けた事実は本人の封筒と医療機関の帳面にはあっても、会社の側の一覧にはどこにも書かれません。本人が封筒をしまい込めば、受けたのか、受けていないのか、会社からは確かめようがなくなります。

2. 受ける時期と種類が、人ごとにばらばら

四月に入った人は働き始めたときの健診、長く勤める人は年に一度の定期の健診、夜勤のある人は半年に一度、特定の作業に関わる人はその作業に応じた健診、一定の年齢を超えた人は項目が増える、と人ごとに受ける時期も種類も周期も違います。全員を同じ月にまとめて受けさせても、途中で入った人や夜勤に変わった人が一覧の外に出ていきます。一人一人は覚えられても、三十人を同じ頭の中で追うと、どこかの一人が必ず抜けます。

3. 再検査の案内が、本人の判断の中に消える

結果票に再検査や精密な検査を受けるように書かれていても、受けるかどうかは本人に任されがちです。案内が出た事実と、そのあと受けたかどうかは、本人の判断の中に入ったまま、会社の側では誰も追いません。半年後に体調を崩して初めて、案内が出ていたことを会社が知ります。案内が出たことを把握し、確かめる機会があったかどうかが、会社の責任を問われる場面で問われます。

健康診断の記録が見えないのは、受けた記録が本人と医療機関の側にしか残らず、受ける時期と種類が人ごとにばらばらで、再検査の案内が本人の判断の中に消えるからです。この三つは、いずれも機械に任せて軽くできる種類の問題です。

機械に任せる範囲と、人が決める範囲

大前提として、誰にいつどの健診を受けさせるか、再検査の案内が出た人にどう声をかけるか、夜勤や特定の作業の人の健診をどう組むか、医療機関をどこにするかは会社の運営の判断であり、人が決めることです。健診の種類と周期と会社の義務の範囲、結果の中身を誰がどこまで見てよいか、保管の年数は、産業医や社会保険労務士などの専門家と確かめます。機械に任せるのは、散らばった記録を集めて人ごとにそろえ、受けた日と種類と医療機関と案内の有無を横に並べ、比べられる形にするところまでです。検査の数値や所見といった結果の中身は、一覧に入れません。

工程	担当	内容
記録の収集	機械	結果票の表紙・医療機関からの受診者の一覧・予約を取った手帳・総務の付箋・社会保険労務士に預けた書類の控えから、氏名・受けた日・健診の種類・医療機関・案内の有無を拾い出す
一件ごとのまとめ直し	機械	同じ人の同じ年度の受診を、氏名と受けた日と医療機関を手がかりに一件の下にまとめる
一覧化	機械	氏名・所属・働き方の区分・健診の種類・受けた日・医療機関・結果票の写しの有無・再検査の案内の有無・案内のあとに受けた日を一行にそろえる
種類づけ	機械	働き始めたときの健診・年に一度の定期の健診・半年に一度の健診・特定の作業に応じた健診・項目の増える年齢の健診に分ける
次に受ける時期の計算	機械	前回受けた日と種類ごとの周期から、次に受ける目安の月と、そこまでの残り月数を人ごとに出す
働き方との突き合わせ	機械	夜勤への変更・作業の変更・年齢の節目を一覧と突き合わせ、受ける種類や周期が変わる人に印をつける
時期ごとの集計	機械	月ごとに受ける予定の人数と、医療機関ごとの受診の人数を並べる
気になる点の検出	機械	今年度まだ受けていない人、次に受ける目安を過ぎた人、再検査の案内があるのにそのあとの受診の記録がない人、結果票の写しが届いていない人、働き方が変わったのに種類が変わっていない人に印をつける
受けさせ方・声のかけ方・医療機関の判断	人	誰をいつ受けさせるか、案内が出た人にどう声をかけるか、どこで受けさせるかを決める

境界線は「並べる」と「決める」の間にあります。機械が出すのは、人ごとの受けた日と種類と案内の有無と次に受ける目安の並びと、気になる点の印までです。その先の、この人には来月の枠を先に取る、案内が出たこの人には上司ではなく総務から声をかける、という線は人が引きます。

実務5ステップ

ステップ1：受診の記録を全部洗い出す

直近二年分の結果票の表紙と、医療機関から届いた受診者の一覧を集め、予約を取った担当の手帳と総務の付箋を写真に撮り、社会保険労務士に預けている書類の控えをそろえ、Claude Codeに「従業員ごとに、受けた日と健診の種類と医療機関と再検査の案内の有無を一覧にしてほしい」と頼みます。結果票は表紙だけを渡し、数値や所見の書かれた中の面は渡さないようにします。受けた日や種類の分からない人は、その欄を空欄のまま残させます。その空欄が、受診の記録の取り方に穴がある場所を教えてくれます。

ステップ2：一件ごとにまとめ、種類と周期をつける

同じ人の同じ年度の受診が、医療機関の一覧では受けた日、手帳では予約の日、付箋では「結果きた」の一言と、三つの書き方で残っています。氏名と受けた日と医療機関を手がかりに三つを結びつけ、一件の受診の記録を一つの並びにまとめます。あわせて、働き始めたときの健診・定期の健診・半年に一度の健診・作業に応じた健診・年齢で項目の増える健診のように種類をつけ、種類ごとの周期を書き添えます。周期は専門家や医療機関の案内の言葉から拾わせ、分からないものは空欄にさせます。

ステップ3：人の向きと、時期の向きで並べる

一覧ができたら、二つの向きで並べます。人の向きでは、一人ずつ今年度に受けた健診と受けていない健診と案内の有無を並べ、まだ受けていない人、案内のあとの受診がない人、済んでいる人を分けます。時期の向きでは、月ごとに次に受ける目安の人数と医療機関ごとの人数を並べ、三月に人が集まりすぎる状態や、半年に一度の人の二回目が抜けやすい月を見ます。人の向きで見えるのが声をかける順番、時期の向きで見えるのが予約の枠を取る順番です。

ステップ4：気になる点に印をつけ、動き方の候補を分ける

今年度まだ受けていない人、次に受ける目安を過ぎた人、再検査の案内があるのにそのあとの受診の記録がない人、結果票の写しが届いていない人、夜勤や作業が変わったのに種類が変わっていない人に印をつけさせます。印がついたものは、その人の働き方と並べ、どんな動き方が合うかを見ます。まだ受けていない人は近い月の枠を先に取る候補、案内のあとの受診がない人は本人に確かめて産業医につなぐ候補、写しが届いていない人は医療機関に写しを頼む候補、働き方が変わった人は種類と周期を専門家と確かめる候補として、理由を書き添えます。

ステップ5：決まりをつくり、月に一度確かめる

ステップ1から4は最初に一度行えば終わりです。その後は、誰かが健診を受けるたびに、その一回を一行ずつ足していきます。決まりは三つで十分です。結果票が届いたその日に受けた日と種類と案内の有無を一覧に一行足すこと、人が入ったときと夜勤や作業が変わったときにその日に一覧の働き方の欄を直すこと、結果票の中の面は決めた場所に鍵をかけて保管し一覧には入れないこと。月に一度、Claude Codeに「今年度まだ受けていない人と、案内のあとの受診の記録がない人と、次の目安が三か月以内の人を出してほしい」と頼めば、一覧は自然に育っていきます。

頼み方3原則

原則1：一覧に入れる項目を、こちらから指定する

「健康診断の一覧をつくって」だけでは、機械は結果票の数値や所見まで拾って一覧に入れてしまうことがあります。氏名・受けた日・種類・医療機関・写しの有無・案内の有無・案内のあとに受けた日だけにするのか、所属や働き方の区分も入れるのかを、最初に言葉で伝えます。結果の中身を入れないことは、必ず最初に伝えます。何を入れて何を入れないかを決めるのは人の仕事です。

原則2：受けた日と案内の有無は、記録にある言葉で書かせ、推測させない

受けた日は結果票の表紙と医療機関の一覧にある日付だけで出させます。機械は予約の日から「この日に受けたはず」と推測しがちですが、予約を取っても当日に受けなかった人はいます。案内の有無も、結果票の表紙や医療機関の一覧に書かれている言葉だけで書かせ、分からなければ空欄にさせます。推測で埋めると、受けていない人が受けたことになり、一覧を信じて動いたときにいちばん困ります。空欄の数と場所そのものが、医療機関や本人に確かめる項目の一覧になります。

原則3：一覧の人数を、医療機関の請求書と名簿と突き合わせる

一覧に載った受診の人数を、医療機関から届いた請求書の人数と、会社の従業員の名簿の人数と突き合わせさせます。請求書にあるのに一覧にない人は、記録が抜けています。名簿にあるのに一覧にも請求書にもない人は、今年度まだ受けていません。差の出どころを探すことが、記録の抜けと未受診の人を見つける近道になります。人ごとの受けた日と種類と案内の有無の並びは、健診の組み方を産業医や社会保険労務士などの専門家と話すときの材料にもなります。

つまずきやすい5つの型

型1：結果の中身まで一覧に入れてしまう

一覧をつくろうとして、結果票の数値や所見まで一つの表に入れたくなります。けれども、結果の中身は本人にとっていちばん守られるべき情報で、見てよい人と保管の仕方が決まっています。一覧に入れるのは受けた日と種類と案内の有無までにし、中の面は決めた場所に分けて保管します。何を見てよいかは、産業医や社会保険労務士と確かめます。

型2：結果票を全部そろえてから始めようとする

記録を整えようとして、本人に渡した結果票を全員から集め直そうとすると、出てこない一枚のせいで何週間も止まります。結果票がなくても、医療機関の一覧と請求書と本人の記憶から一行は書けます。まずは分かる人を全部一覧に載せ、写しのない行には印をつけたまま進めます。

型3：全員を同じ周期で見て、人ごとの違いを見ない

一覧ができると、全員を年に一度の定期の健診で数えたくなります。けれども、夜勤のある人や特定の作業に関わる人や働き始めた人は、周期も種類も違います。種類と周期は必ず人ごとに分けて並べ、働き方が変わったら周期も変わることを一覧の欄に書いておきます。働き方の欄が、人ごとの違いを追う土台になります。

型4：未受診の人数だけを見て、案内のあとを追わない

今年度の受診の率が高いと分かると、それで安心したくなります。けれども、受けた人の中に、再検査の案内が出たままそのあとの受診がない人がいます。受けたかどうかと、案内のあとに受けたかどうかは、別の列で追います。一覧は、声をかける人の順番を決めるために使います。

型5：一覧をつくって、決まりを一つも変えない

一覧を眺めて「けっこう抜けていたな」と納得して終わると、次の年度も同じ慌て方になります。月に一度、印のついた人を一人選び、枠を先に取る、本人に確かめる、医療機関に写しを頼む、専門家に周期を確かめるなど、一つ動いて、動いたことと結果を一覧に書き足します。書き足した結果が、次の見直しの根拠になります。

業種別の効きどころ

業種	効きどころ
建設・製造	特定の作業に関わる人の健診と定期の健診を人の向きで分け、作業が変わった人の種類と周期の抜けを先に見つける
運送・物流	夜勤や長距離の人の半年に一度の健診を時期の向きで並べ、二回目が抜けやすい月に枠を先に取る
飲食・小売	店舗ごとに短い時間で働く人を含めて受ける対象を一覧にし、店舗の増減や人の入れ替わりで抜ける人を見落とさない
介護・保育	事業所ごとの受診の人数と時期を並べ、人員の変更の届出と健診の記録を同じ一覧で追う
事務・士業・サービス	人数が少ない分だけ総務の頭の中で済ませがちな受診の記録を一覧にし、案内のあとの受診を人ごとに追う

どの業種でも共通するのは、結果票の束や封筒や付箋や手帳や社会保険労務士の書類に散らばっていた受診の記録を、人の向きと時期の向きという二つの物差しで並べ直すことです。並べ直すと、今すぐ受診を急ぐ人と、もう済んでいる人と、人が声のかけ方を決める人が分かれて見えてきます。

よくあるご質問

従業員は十人ほどで、全員同じ月に受けさせています

人数が少なく同じ月に受けていても、人の向きで並べると、途中で入った人の最初の健診が抜けていたり、再検査の案内が出た人のそのあとの受診を誰も確かめていなかったりすることが分かります。最初の一覧は半日で終わり、その半日で、声をかける人の順番が見えてきます。

結果の中身を会社が一覧にしてよいのですか

この記事の手順では、結果の中身は一覧に入れません。一覧に入れるのは受けた日と種類と医療機関と写しの有無と案内の有無までです。結果の中身を誰がどこまで見てよいか、どこに何年保管するかは、産業医や社会保険労務士などの専門家と確かめます。一覧があると、専門家との相談も短く、具体的になります。

社会保険労務士に任せているので、自社で持たなくてもよいのでは

専門家は、頼まれた手続きを正しく進めることは得意です。一方で、夜勤に変わった人や新しく入った人や作業の変わった人は、会社が伝えなければ専門家には届きません。この記事の手順は、専門家に頼む範囲を減らすものではなく、会社の側に一覧を持つことで、何をいつ専門家に頼むかを会社が決められるようにするものです。

どれくらいの時間がかかりますか

結果票の表紙と医療機関の一覧を取り込んで最初の一覧が出るまでは、人数にもよりますが一時間ほどです。受けた日や種類の分からない行を本人や医療機関に確かめるのに一週間ほど、そのあとは誰かが受けるたびに一行足し、月に一度、まだ受けていない人と案内のあとの受診がない人と次の目安が近い人を出させて確かめるだけです。

まとめ

• 健康診断の記録が見えないのは、受けた記録が本人と医療機関の側にしか残らず、受ける時期と種類が人ごとにばらばらで、再検査の案内が本人の判断の中に消えるという構造の問題
• 誰にいつ受けさせるか、案内が出た人にどう声をかけるかは人の判断。集めて、人ごとにそろえて、受けた日と種類と案内の有無を並べるのは機械の仕事。結果の中身は一覧に入れない
• 実務は、受診の記録の洗い出し、一件ごとのまとめ直しと種類と周期づけ、人の向きと時期の向きで並べる、気になる点に印をつけて動き方の候補を分ける、決まりをつくって月に一度確かめる、の五つ
• 一覧に入れる項目をこちらから指定し、受けた日と案内の有無は記録にある言葉で書かせ、一覧の人数を医療機関の請求書と名簿と突き合わせる
• 結果の中身は分けて保管する。結果票がなくても一行は書く。周期は人ごとに分ける。受けたかどうかと案内のあとは別の列で追う。月に一度、一つ動く

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これまで多くの中小企業や一人社長の方の業務自動化をお手伝いしてきた経験をもとに、健康診断の記録に限らず、日々の事務の中で「並べていないから見えない」「見えないから決められない」仕事を減らすお手伝いをしています。