「請求書や領収書のデータ保存、正直ちゃんとできている自信がない」。電子帳簿保存法（電帳法）の話になると、多くの経営者からこの言葉が返ってきます。制度そのものは理解していても、日々流れてくる取引書類を決まった形で保存し続けるのは、想像以上に手間のかかる作業だからです。 この記事では、Anthropic公式のAIコーディングツール Claude Code を使って、電帳法対応でいちばん面倒な「ファイルの名づけ」と「索引簿づくり」を自動化する方法を、専門知識のない方向けに整理します。
取引先から受け取ったデータの請求書や領収書は、印刷して紙で保管するのではなく、データのまま保存することが求められています。ここまでは多くの会社ができています。
問題はその先です。保存したデータは、税務調査などの場面ですぐに取り出せる状態でなければ意味がありません。具体的には、次の3つの情報で探し出せる必要があります。
つまり、フォルダに放り込んでおくだけでは足りません。ファイル名にこの3点を入れておくか、別途「索引簿」と呼ばれる一覧表を作っておくか、どちらかの対応が要ります。
実際に手作業でやろうとすると、こうなります。
1件あたり2〜3分。月に100件あれば、それだけで4〜5時間です。しかも単調な作業なので、忙しい月ほど後回しになり、気づくと数か月分がたまっているというのが典型的な失敗パターンです。
さらに厄介なのが表記のゆれです。「株式会社山田商事」「(株)山田商事」「山田商事」が混在すると、あとから取引先で絞り込めなくなります。
Claude Code は、パソコンの中のファイルを直接見て、中身を読み、名前を変え、一覧表を作るところまでを一度の指示でこなせます。ここが表計算ソフトの関数やマクロとの決定的な違いです。
依頼のしかたは、こんな日本語で構いません。
受領書類フォルダにあるPDFを1件ずつ開いて、取引年月日・取引金額・取引先名を読み取って。ファイル名を「20260804_150000_山田商事」の形に変えて、同時に一覧表へ1行ずつ追記して。取引先名は正式名称に統一して。
これだけで、読み取りから名づけ、一覧への追記までが通しで走ります。100件あっても、待っている間に別の仕事ができます。
Claude Code には、毎回守ってほしいルールを書いた設定ファイルを置いておけます。ここに自社の取り決めを書いておけば、担当者が変わっても同じ結果になります。
書いておくとよい内容の例です。
| 決めておくこと | 記入例 |
|---|---|
| ファイル名の形式 | 日付_金額_取引先名 の順、区切りは下線 |
| 日付の書き方 | 西暦8桁。20260804 のように書く |
| 金額の書き方 | 数字のみ、円マークや桁区切りは入れない |
| 取引先名の統一 | 正式名称。略称や記号は使わない |
| 判断に迷ったとき | 勝手に決めず、確認してから進める |
最後の1行が実務では効きます。金額が読み取れない、日付が2つ書いてあるといった書類は必ず出てきます。迷ったら止めて聞くというルールを入れておくことで、間違ったまま大量処理される事故を防げます。
建設・工務店：現場ごとに書類が分かれるため、ファイル名に現場名を足すと後の原価管理が楽になります。
飲食店：仕入れの受領書類が毎日発生します。日次でまとめて処理する運用にすると、月末の負担がなくなります。
小売・EC：仕入先が多く表記ゆれが起きやすい業種です。取引先名の統一ルールを先に決めておく効果が最も大きく出ます。
士業・コンサル：自分で発行する請求書の控えも保存対象です。発行と保存を同じ流れにしておくと漏れません。
3ステップ目まで進めば、翌月からは「先月分をお願い」の一言で終わります。
紙で受け取った領収書はどうなりますか。
読み取ってデータにしたあとは、同じ流れで処理できます。名づけと一覧化の部分は変わりません。
会計ソフトを使っていても意味がありますか。
あります。会計ソフトに取り込む前の、書類そのものの整理と保存の部分を担う使い方になります。両方を使い分けるのが現実的です。
専門知識がなくても運用できますか。
できます。指示は日本語の文章で出せます。最初の形式決めだけ支援を受ければ、あとは同じ言葉を繰り返すだけです。
過去の分もさかのぼって整理できますか。
できます。ただし件数が多くなるため、年度単位や月単位で区切って進めるほうが確認しやすくなります。
電帳法対応でつらいのは、保存することではなく探せる状態を保ち続けることです。ファイルの名づけと索引簿づくりという地味な作業を Claude Code に任せてしまえば、月4〜5時間かかっていた作業が待ち時間だけになります。
まずは直近1か月分から試してみてください。形式さえ固まれば、来月以降はひと声で終わります。
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